Всякое совещание преследует цель разрешения какой-либо проблемной ситуации, принятие решения по тому или иному вопросу, требующему обсуждения, учета различных точек зрения, сочетания интересов разных групп людей. Обычно совещание проводится руководителем. Как метод АСПО, совещание специалистов может быть использовано для подготовки будущих менеджеров и управленцев разного уровня, так и для исследования общественного мнения по актуальной для общества проблеме.
При организации и проведении совещаний ведущий должен убедиться, что все участники правильно понимают задачу, стоящую перед ними. Он так же четко формулирует тему и устанавливает общий регламент работы, порядок выступлений и время, отводимое участникам совещания или специалистам на информирование присутствующих. Соотношение суммарного времени выступления всех специалистов не должно превышать 1/3 от общей продолжительности работы, поскольку важнейшей частью совещания является полемика сторон и достижение конценсуса. По ходу дискуссии ведущий должен следить, чтобы слишком эмоциональные и разговорчивые участники совещания не подменяли тему обсуждения, а их критика позиций других участников была обоснованной и конструктивной.
Любое совещание преследует цель выработки совместного решения. При подготовке к совещанию ведущий готовит проект решения. В ходе дискуссии пункты, включенные в него делятся на две группы, в первую группу входят положения, не вызывающие принципиальных разногласий сторон (дискуссия по их поводу будет направлена на доработку формулировок, уточнение отдельных деталей); во вторую группу входят положения проекта решения, вызвавшие принципиальные разногласия в точках зрения специалистов. Ведущий должен фиксировать сам факт наличия таких разногласий, минимизировать их количество путем обобщения ряда положений, включения особого мнения отдельных специалистов и использования тактики компромисса. Ведущий выполняет роль медиатора или посредника между участниками, что снижает риск конфликтного протекания такой формы работы.
При проведении этого вида дискуссии возникает опасность появления "эффекта фасада", т.е. желание участников произвести впечатление на других. Для его предупреждения и устранения важно заранее продумать пространственную организацию совещания. Лучше всего если пространство взаимодействия будет иметь форму круглого стола, тогда участники смогут почувствовать себя равноправными. Отсюда и другое название данного метода - ``круглый стол''. Замечено, что такое расположение участников лицом друг к другу, приводит к возрастанию активности, увеличению количества высказываний. Расположение ведущего в круге помогает ему управлять группой и создает менее формальную обстановку, возможность для личного включения каждого в общение, повышает мотивацию участников, включает невербальные средства общения. Наиболее активных и эмоциональных специалистов ведущий должен расположить за столом напротив себя, тех же, кто не обладает в должной степени напористостью или может стушеваться под влиянием вопросов и критических замечаний других участников, лучше расположить слева и справа от себя. Авторитет и власть ведущего будут "подсвечивать" их высказывания, одновременно защищая от ненужных нападок. Задача совещания специалистов - коллективно, с разных точек зрения, под разными углами исследовать спорные вопросы и узкие места обсуждаемой темы. Для остроты на круглый стол приглашают представителей разных групп и направлений, это также уменьшает опасность получения односторонних знаний, принятия пристрастного однобокого решения.
Форму совещания специалистов могут принимать и вузовские семинары- дискуссии, круглые столы во время проведения научных конференций, симпозиумов.
Завершением совещания является процедура утверждения принятого и уточненного путем доработки и обсуждения группового решения. Это решение как резюме прошедшей дискуссии может формулировать ведущий или его готовит группа участников, специально назначенных для этой цели. Проект решения так же может еще раз обсуждаться, в него могут вноситься поправки, пункты условий выполнения и т.п. указания. Утверждением решения служит голосование, визирование, когда специалисты, участники совещания ставят свои подписи под принятым документом или обнародование его в виде приказа, распечатки, публикации.